Was sind E-Mail-Vorlagen?
Wenn Sie noch nie mit E-Mail-Vorlagen gearbeitet haben, können wir uns vorstellen, dass ein paar Hintergrundinformationen zum Thema hilfreich sind. Die E-Mail-Vorlagen nutzen Sie für häufig für wiederkehrende E-Mails an Ihre Gäste, z. B. für die Reservierungsbestätigung, in der alle Reservierungsdetails aufgeführt sind. Diese E-Mails ermöglichen es Ihnen, dem Gast unkompliziert und schnell die gewünschte Nachricht zukommen zu lassen. Lesen Sie weiter unten mehr über die Einrichtung dieser E-Mail-Vorlagen.
E-Mail-Vorlagen verwenden
Im Inhaberservice von Bedandbreakfast.eu finden Sie eine Reihe von Standard-E-Mail-Vorlagen. Dabei handelt es sich um Beispiel-E-Mails, die in der Reihenfolge verfasst sind, wie Sie bei der Bearbeitung einer Reservierungsanfrage vorgehen. Fügen Sie diese E-Mail-Vorlagen einfach ein, wenn Sie die Nachricht an den Gast senden, und passen Sie sie bei Bedarf an. Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen spart Ihnen als B&B-Inhaber nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass der Gast die richtigen Informationen erhält.
E-Mail-Vorlagen anpassen
Wenn Sie eine der E-Mail-Vorlagen ausgewählt haben, können Sie die Nachricht bei Bedarf bearbeiten, bevor Sie sie an den Gast senden. Wir empfehlen Ihnen, die Vorlagen sorgfältig zu lesen, bevor Sie sie verwenden. Möglicherweise passen sie nicht zu 100 % zu Ihren Abläufen. Wählen Sie in diesem Fall die Option, die Vorlage dauerhaft anzupassen. Auf diese Weise können Sie der Standardnachricht Ihre eigene Note verleihen. Die folgenden Schritte erklären, wie Sie eine E-Mail-Vorlage dauerhaft anpassen können:
Schritt 1
Klicken Sie im Inhaberservice im Menü “Meine Reservierungen” auf “E-Mail-Vorlagen”.
Schritt 2
Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Betreff der E-Mail-Vorlage, um sie anzupassen.
Schritt 3
Nehmen Sie die Änderungen vor oder fügen Sie zusätzliche Formulierungen hinzu. Bitte beachten Sie, dass die rot markierten Textteile in Klammern automatisch Daten aus dem System oder Ihren manuellen Eintrag abrufen. Ändern Sie die roten Textteile daher nicht. Wenn Sie alle Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben, klicken Sie auf “Anpassen”. Ihre E-Mail-Vorlage ist nun geändert worden.
Schritt 4
Verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlagen auch in anderen Sprachen? Dann ist es notwendig, die Änderungen für jede Sprache einzeln vorzunehmen. Dies geschieht nicht automatisch. Wenn Sie die E-Mail-Vorlage öffnen, können Sie oben rechts eine andere Sprache auswählen. Sie können die gewünschten Änderungen pro Sprache vornehmen.
Erste Schritte mit E-Mail-Vorlagen
Individuelle Gestaltung
Sie haben auch die Möglichkeit, eine völlig neue E-Mail-Vorlage mit Ihrem eigenen Text hinzuzufügen. Zum Beispiel, wenn Sie Gästen eine zusätzliche Nachricht schicken möchten. Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie zur Übersicht der E-Mail-Vorlagen (siehe Schritt 1) und klicken Sie auf die rosa Schaltfläche “Neue Schablone erstellen”. Geben Sie den Namen und den Betreff der Vorlage ein und beginnen Sie dann mit der Eingabe Ihrer Nachricht. Sobald Sie die Nachricht gespeichert haben, wird sie in der Übersicht der Vorlagen angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, “Standardschablonen zurücksetzen”. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie alle E-Mail-Vorlagen auf ihre Standardeinstellungen zurücksetzen möchten.
Benötigen Sie Hilfe?
Benötigen Sie Hilfe beim Anpassen oder Hinzufügen von E-Mail-Vorlagen? Dann wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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